Afwijkende kilometerstanden ingeven
De kilometerstand van uw voertuig in Fielddesk kan enigszins afwijken van de registratie door uw voertuig zelf. Dit is meestal minimaal (2% of minder) en kan verschillende oorzaken hebben. Uw ritregistratie wordt door ons gedaan op basis van GPS data, en in uw voertuig op basis van wielrotatie. Verschillen kunnen ontstaan door bijvoorbeeld fluctuatie in bandenspanning of bijvoorbeeld de leeftijd van het voertuig. Als uw voertuigen in Fielddesk een andere kilometerstand tonen dan u daadwerkelijk ziet in de voertuigen, kunnen we dit op meerdere manieren aanpassen.
Kilometerstand aanpassen in de Management module
Als het gaat om een minimale afwijking (2% of minder) dan is de makkelijkste manier om uw ritregistratie sluitend te houden, de actuele kilometerstanden in te voeren in de Management module. U gaat daarvoor naar ‘Beheer voertuigen’ en selecteert het aan te passen voertuig door links van de registratie op ‘Wijzig’ te klikken. Hiermee opent u een pop-up met de informatie van het voertuig. Vervolgens klikt u op het tabblad ‘Km stand voertuig’:
U selecteert nu ‘Voeg km stand voertuig toe’, en voert in het nieuw ontstane veld onder Datum en tijdstip in wanneer u de kilometerstand uit het voertuig heeft gelezen, en onder Km stand voertuig de correcte kilometerstand in kilometers. Vervolgens klikt u op ‘OK’ links van de ingevoerde waarden. Daarna kiest u rechtsonder in de pop-up voor ‘Update’. De kilometerstand is nu opgeslagen.
Let op! Deze nieuwe kilometerstand wordt weergegeven in het rapport ‘Fiscaal overzicht’ in de kolommen ‘Start km-stand (corr.)’ en ‘Einde km-stand (corr.)’, en de verschillen worden verwerkt in de kolommen ‘Afst. (corr.)’, ‘KM Afwijking (start)’, ‘KM Afwijking (stop)’ en de kolommen die de percentuele afwijking tonen. Al deze kolommen kunt u vinden in de sub-tab ‘Fiscale controle’ wanneer u in het rapport Fiscaal Overzicht kiest voor Beheer overzichten -> Selecteer kolommen. Alle andere kolommen (zonder ‘corr.’) met de kilometerstand zullen de door de blackbox geregistreerde waarde aanhouden.
Kilometerstand aanpassen op hardware-niveau
Als uw blackbox een grotere afwijking heeft dan de maximale toegestane afwijking van 2%, dan kunnen wij dit voor u op hardware-niveau aanpassen. Neemt u daarvoor contact op met de supportafdeling, vanwaar er commando’s naar de blackbox zullen worden gestuurd om de kilometerstand aan te passen. De blackbox stuurt vervolgens de nieuwe waarde naar ons systeem, waar deze gereflecteerd zal worden in alle kolommen die de kilometerstand weergeven. U zult hiermee echter geen waarden zien in de kolommen met de correctie-waarden in het ‘Fiscaal overzicht’.
Voertuigen op de kaart zichtbaar maken of juist niet
Uw voertuigen kunnen op de kaart zichtbaar worden gemaakt wanneer dezen een blackbox geïnstalleerd hebben. Echter kunt u ervoor kiezen om voertuigen met een blackbox geheel niet te tonen op de kaart, of alleen voor een of meerdere gebruikers.
Het toewijzen van rechten tot het zien van voertuigen gebeurt op voertuiggroep niveau. U plaatst daarom het beste alle voertuigen die voor bepaalde personen wel- of niet zichtbaar mogen zijn in dezelfde voertuiggroep. Vervolgens maakt u voor de gebruikers die het voertuig mogen zien een aparte gebruikersgroep. Dit doet u in de Management module, door op ‘Beheer gebruikersgroepen’ te klikken en vervolgens rechtsonder de lijst met groepen ‘Nieuwe toevoegen’ te selecteren.
In de nu zichtbaar geworden pop-up vult u de nodige informatie in op de tabbladen ‘Algemeen’, ‘Vestigingen’ (let op dat als u meerdere vestigingen heeft, u de vestiging met de te tonen voertuigen wel actief zet voor deze gebruikersgroep), en de tabbladen met de toe te wijzen rechten. In het tabblad ‘Voertuiggroepen’ selecteert u de voertuiggroepen welke wél zichtbaar mogen zijn op de kaart. Nadat u alle waarden heeft ingevoerd, klikt u rechtsonder op ‘Ok’. Hetzelfde geldt voor het niet zichtbaar laten zijn van bepaalde voertuigen, deze plaatst u in een voertuiggroep waartoe de gebruikers géén rechten krijgen.
Let op! U kunt per gebruiker aangeven of deze rechten krijgt op voertuiggroep niveau of medewerkersgroep niveau. U kunt dit zien door een gebruiker te selecteren (‘Wijzig’) in ‘Beheer gebruikers’ in de Management module. In het tabblad ‘Instellingen autorisatie’ kan hier een onderscheid in worden gemaakt.
Als er gebruikers zijn die geen rechten hebben tot een voertuiggroep, maar wel tot de medewerker die in een voertuig rijdt, en zij hebben ‘Autorisatie voor medewerkergroepen’ geselecteerd, dan kan een voertuig alsnog zichtbaar zijn op de kaart. In dit geval is het dan ook belangrijk voor de gebruikers allemaal dezelfde ‘Instellingen autorisatie’ te gebruiken.
Verwijzing naar de handleiding/help
Snelheid van sommige onderdelen is traag
De snelheid van het Fielddesk web-platform kan variëren door verschillende factoren. Normaal gesproken zou elke pagina met uw ritregistratie (FieldMap en FieldLog) binnen 5 seconden moeten laden. Het kan echter tot 2 minuten duren om grote rapporten in FieldLog te laden, afhankelijk van de gevraagde informatie. Als u gegevens opvraagt die niet binnen die tijd kunnen worden gegenereerd, bijvoorbeeld gegevens van meer dan 3 maanden geleden, zal het systeem een pop-up tonen waarin wordt voorgesteld om deze via e-mail te verzenden. Dit doen we om ervoor te zorgen dat de snelheid van uw ritregistratierapporten behouden blijft. Om dezelfde reden worden gegevens na 3 maanden gearchiveerd, maar u kunt er nog steeds toegang toe hebben.
Andere modules, zoals FieldAlert en FieldPay, zijn afhankelijk van aanvullende processen die worden uitgevoerd nadat uw ritregistratie is gemaakt. Met andere woorden, er worden extra processen boven op de bestaande ritregistratieprocessen uitgevoerd om u extra functionaliteiten zoals uren- en projectregistratie en hotspotrapporten aan te bieden. Hierdoor kan de laadtijd van deze onderdelen van Fielddesk wat langer zijn. Op drukke dagen waarop deze modules veel worden gebruikt, kan dit leiden tot enige vertraging in het systeem. We proberen deze vertraging altijd zoveel mogelijk te minimaliseren door optimalisaties uit te voeren. Zo voeren we regelmatig systeemopruimingen uit en configureren we de modules zodanig dat er zo min mogelijk hoeft te worden geladen, bijvoorbeeld door het gebruik van een scroll-lijst in plaats van meerdere pagina’s. Als het systeem onwerkbaar traag is, vragen we u altijd om contact op te nemen met onze support-afdeling, zodat we kunnen onderzoeken of er een achterliggende reden is en dit kunnen verhelpen.
Check in at work mogelijkheden
Fielddesk biedt u de mogelijkheid aan uw ritregistratie te integreren met CheckinatWork, de online dienst voor de aanwezigheidsregistratie van uw werknemers bij de Belgische Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Wettelijk moet deze registratie dagelijks gebeuren voor de persoon die gaat werken aan het werk gaat. Met onze integratie nemen we de separate, fysieke handelingen over die anders per werknemer zouden moeten worden uitgevoerd.
Ons systeem werkt als volgt: uw werknemers registreren zich in een voertuig (1 of meerdere per voertuig) met een druppel of een kaart. Deze werknemers zijn in ons systeem gekoppeld aan hun eigen medewerkersnummer met hun persoonsinformatie, specifiek hun rijsregisternummer of Limosa L1-nummer. Het voertuig verplaatst zich vervolgens naar een locatie welke in ons systeem is geregistreerd met een specifiek werkplaatsnummer. Wanneer een rit wordt afgesloten binnen de geregistreerde locatie, zal ons systeem automatisch van alle werknemers in het voertuig alle nodige persoonsgegevens en werkplaatsnummers doorgeven aan de RSZ, waarna de RSZ de ‘Check in’ terug bevestigd naar ons systeem. In een rapport tonen wij u vervolgens alle correct aangemelde personen, per werkplaats. Ook als een registratie niet correct is (bijvoorbeeld door een foutief Limosa-nummer of werkplaatsnummer), kunt u dit terugzien in uw rapportage.
Als u gebruik wenst te maken van de CheckinatWork integratie van Fielddesk, neemt u dan contact op met uw accountmanager of de supportafdeling zodat dit voor u kan worden aangezet. Zij kunnen u ook voorzien van de nodige informatie over en hulp bij de verdere implementatie hiervan.
KOMEN ER NIEUWE ONTWIKKELINGEN?
Volop! Ons nieuwe platform FCPlus biedt een volledig scala aan oplossingen die aan verschillende behoeften voldoen:
- Regulier wagenparkbeheer / GPS-tracking
- Takenbeheer voor ambulant personeel
- Tachograaf ondersteuning
- Logistiek en supply chain management
- Asset management en temperatuur bewaking
- Carsharing/pooling (reserveren, uitgifte en inname deel voertuigen)
- Ondersteuning elektrische voertuigen
- Analyses en rapporten
Krijg meer informatie over het nieuwe FCPlus platform HIER.
Vraag ons professionele team hoe u uw wagenpark kunt overzetten naar een nieuw en verbeterd platform beneluxsales@fleetcomplete.com
HEEFT FLEET COMPLETE EEN MOBIELE APPLICATIE?
Ja. Het nieuwe platform FCPlus kan zowel in een webbrowser als op een smart device worden gebruikt. U kunt de FCPlus mobiele applicatie downloaden via App Store of Google Play:
