Tijdens gesprekken met (potentiële) klanten krijg ik regelmatig de vraag: “Maar hoe zit het dan met de privacy?” Niet iedere medewerker zit er blijkbaar op te wachten om met een track en trace systeem rond te rijden. Maar bestaat er wel zoiets als privacy in ‘de baas zijn tijd’? Ik begrijp als geen ander dat niemand zijn medewerkers op de kast wil jagen, maar als je als ondernemer duizenden euro’s per jaar per werknemer kan besparen, wat houdt je dan nog tegen?
Juridisch is het plaatsen van een track & trace systeem toegestaan
Laat ik beginnen met te benadrukken dat het wettelijk is toegestaan om als werkgever een volgsysteem in een auto te plaatsen, mits je je houdt aan de voorwaarden uit onder meer de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De belangrijkste voorwaarde is dat je als werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) en dat het plaatsen van een track en trace systeem, zoals een blackbox, boordcomputer of gps-systeem, hierbij noodzakelijk is. Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn dat je wil nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt, zodat je die medewerker naar de klant kan sturen.
Gegevens rondom privégebruik kunnen worden uitgeschakeld
Wat ik vaak in deze gesprekken hoor is dat partijen (nog) geen volgsysteem durven aan te schaffen omdat ze verwachten dat hun medewerkers zich beroepen op hun privacy en aangeven niet gevolgd te willen worden in hun privétijd. Maar wat veel ondernemers (en medewerkers) niet weten is dat de meeste black boxen, boordcomputers of gps-systemen uitgezet kunnen worden in privétijd. Zo ook bij Fleet Complete. Op onze Fleet Tracker zit een privéschakelaar waarmee ritten ook echt privé kunnen blijven.
Lees meer over automatische kilometerregistratie
Zet je wagenpark zo efficiënt en winstgevend mogelijk in
Privacy hoeft dus geen issue te zijn. En dat is goed nieuws, want hierdoor kun je je focussen op de groei van het bedrijf. En een track en trace systeem helpt je daar zeker bij. Het stelt je in staat om realtime te zien waar wat de locatie van ieder voertuig is, waardoor je altijd de optimale routes kan inplannen en het brandstofverbruik kan beperken. Zo zet je het wagenpark zo efficiënt en winstgevend mogelijk kan in!
Op de juiste wijze medewerkers over het track & trace systeem informeren
Ik ben misschien wat naïef, maar mijn idee is dat als het zowel voor het bedrijf als voor de medewerkers beter is – je er gewoon voor moet gaan. Laat je niet ontmoedigen door weerstand, Big Brother-angst en ondernemingsraden, maar zorg dat de medewerkers het belang van het systeem zien en je gaat merken dat men in ruil voor gemak en minder administratieve rompslomp al snel bereidt is om een stukje privacy in te leveren.
Wil je er zeker van zijn dat er intern geen onrust ontstaat? Dan adviseer ik je om medewerkers tijdig en zo uitgebreid mogelijk te betrekken bij de plaatsing van het volgsysteem. Benadruk dat het geen controlemechanisme is, maar dat het allemaal draait om efficiëntie. Als de mensen ‘buiten’ centraal worden aangestuurd, dan wordt de administratieve druk op de mensen ‘binnen’ verlaagd, zodat zij zich bezig kunnen houden met andere zaken.
Lees hoe klanten het ritregistratiesysteem in de praktijk gebruiken
Vraag over privacy en track & trace systemen
Wil je meer weten over privacy en het invoeren van een track & trace systeem? Of wil je gewoon een keer sparren over privacy versus efficiëntie? Neem contact met mij op.
