Fleet Complete valt op door haar maatwerk

Bij renovatiebedrijf Wycor werken 220 medewerkers die op verschillende locaties renovatie- en voltooiingswerkzaamheden uitvoeren. Om al deze medewerkers goed geregistreerd te krijgen op de werven zochten ze een partner die ondersteuning zou kunnen bieden bij al deze administratie.

Verplichte aanwezigheidsregistratie Belgische bouwsector

Binnen de Belgische bouwsector kent men, sinds 1 april 2014, de verplichte aanwezigheidsregistratie. Deze is door de regering opgelegd en kan, wanneer blijkt dat men in gebreke blijft, tot forse boetes leiden voor zowel bedrijven als werknemers. Renovatiebedrijf Wycor vond meteen dat zij, vanuit de backoffice, hier goed mee om moest gaan om de bijkomende administratieve verplichtingen voor de medewerkers te beperken. Ze raadpleegde diverse firma’s die gespecialiseerd zijn in dit vraagstuk. Gedelegeerd bestuurder Rik Hinnens en projectleider Kim De Smet van Wycor vertellen over de stappen die werden genomen.

Fleet Complete ging verder mee in onze wensen 

“Uiteindelijk hebben we Fleet Complete gekozen omdat zij bereid waren om een stap verder mee te gaan in onze wensen. We wilden namelijk een op maat afgestemd product en niet een standaard product waar wij ons aan moesten aanpassen.” Hinnens vertelt “De wet rond de aanwezigheidsregistratie geldt momenteel voor alle bouwwerven met een minimale waarde van € 500.000. De hoge boetes die worden opgelegd bij verzuim van de wet zijn niet min: voor bedrijven geldt € 6.000 per inbreuk per medewerker en voor de medewerker zelf een boete van € 600 per inbreuk. Dat kun dus behoorlijk aantikken als je meerdere medewerkers hebt”.

Eén systeem met meerdere modules 

De Smet vult aan “Fleet Complete valt niet alleen op door het maatwerk dat zij kunnen leveren. Ook de communicatie verloopt soepel en het is prettig om met hen samen te werken. Het systeem dat bij Wycor geïmplementeerd wordt, is voorzien van verschillende modules. We gebruiken onder andere modules voor rittenregistratie, geautomatiseerde rapportages, planning en een module om de nacalculatie te vereenvoudigen. Momenteel zitten we in de fase dat er nog een aantal zaken moeten worden aangepast maar Fleet Complete denkt continu mee om het systeem te verbeteren.

Automatisch aangemeld vanuit de planning

We hebben het nu zo ingesteld dat de mensen in de nacht voor hun werkzaamheden automatisch worden aangemeld vanuit de planning. Indien, in onvoorziene omstandigheden, de medewerker(s) niet gemeld werden via de planning, dan wordt er aangemeld via het ingebouwde systeem in het voertuig. In dat geval zal bij aankomst op de werkplaats waar aanwezigheidsregistratie verplicht is, automatisch een signaal uitgestuurd worden via het track & trace systeem in het voertuig, om deze medewerker(s) toe te voegen aan de lijst van aanwezige personen op Checkinatwork.”

Elke zakelijke kilometer uitbetalen

Door de combinatie van modules, kan Wycor de afrekening voor haar medewerkers nauwkeuriger verwerken. “Hierdoor kunnen we elke zakelijke kilometer uitbetalen die onze mensen rijden. We kunnen zelfs automatisch compensaties voorzien voor verloren tijd t.g.v fileleed.” In het begin is er altijd enige weerstand tegen verandering. Wanneer de medewerkers eenmaal inzien dat dit systeem een hulpmiddel is om de registraties vlot en correct te laten verlopen en om persoonlijke boetes te voorkomen, dan zien ook zij de meerwaarde van het systeem. “Wij zijn dus heel tevreden met de keuze voor Fleet Complete. Het is een goede en verantwoorde investering!”